Möte 2019-01-09

Tidsplanering vid regionstyrelsens sammanträde 9 januari 2019

Kl 09:00 - 09:10 Ny mandatperiod inleds
Kl 09:10 - 09:40 Ärende 21 - Information från Regionservice om standardiserade tjänsteleveranser (Torbjörn Svanberg)
Kl 09:40 - 10:10 Ärende 16 - Översyn av kostförsörjning (måltidsförsörjning) (Cristine Karlsson, Malin Larsson, Maria Persson)
Kl 10:10 - 10:20 Fika
Kl 10:20 - 10:25 Ärende 17 - Månadsrapport november 2018, Regionkontoret (Susanne Sjögren)
Kl 10:25 - 10:35 Ärende 18 - Månadsrapport november 2018 för Region Halland (Stefan Sorpola)
Kl 10:35 - 11:10 Gruppmöten
Kl 11:10 - 11:40 Beslutsmöte

Regionstyrelsen har att utse sekreterare för styrelsen under mandatperioden. Sedan den gemensamma styrelsens tillkomst så har sekreterarna i utskotten även utsetts till sekreterare i styrelsen för att det ska finnas kontinuitet och samordning i sekreterarskapet.

Regionstyrelsen har i samband med en ny mandatperiod att förrätta val till ett antal organisationer, sammanslutningar och samarbeten inom regionstyrelsens ansvarsområde. Förslagen till val har beretts av Valberedningen vilket framgår av den bilagda valförteckningen för regionstyrelsen 2019-2022.

Regionstyrelsen har att utse vilka som ska ha generell och/eller specifik närvarorätt vid regionstyrelsens sammanträde under mandatperioden. Närvarorätten regleras i KL 6 kap § 28 och specificeras tydligare i Regionstyrelsens reglemente § 39. Till skillnad från nämndsmöten har inte personalföreträdare någon lagstadgad närvarorätt vid regionstyrelsens sammanträde.

Regionstyrelsen har att utse firmatecknare för Region Halland (Hallands läns landsting) och Hallands läns landstings skogsallmänning samt ersättare till dessa. Region Hallands firma tecknas två i förening.

Regionstyrelsen har att utse vilka företrädare som ska underteckna skrivelser, avtal och andra handlingar i styrelsens namn. Uppdraget regleras till viss del i Regionstyrelsens reglemente men styrelsen har möjlighet att besluta om att ytterligare ledamöter kan medges denna rätt.

Regionstyrelsen har att utse företrädare som har rätt att i styrelsens eller Region Hallands namn motta delgivning. Rätten regleras till viss del i regionstyrelsens reglemente men styrelsen har rätt att utse fler än de som föreskrivs i reglementet.

Enligt attestordningen för Region Halland, beslutad av regionstyrelsen 2015-02-11, ska styrelsen utse en nämndsattestant för styrelsen.

Regionstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 27 juni 2018, §137, att anta sammanträdestider för 2019. Eftersom en ny styrelse tillträder vid årsskiftet behöver de beslutade sammanträdestiderna konfirmeras av den tillträdande styrelsen.

De antagna sammanträdestiderna är:

9 januari
12-13 februari
6 mars
3 april
8 maj
29 maj
28 augusti
18 september
9 oktober
20 november

I samband med ny mandatperiod behöver beslut om ställföreträdarskapet rörande Region Hallands arbetsmiljöansvar förnyas genom att styrelsen beslutar om fördelning av arbetsmiljöansvaret.

Arbetsmiljöansvaret regleras bland annat i AFS 2015:4 kring organisatorisk och social arbetsmiljö och som trädde ikraft 2016-03-31.

För att säkerställa en likvärdig och kvalitativ hantering av fördelning av arbetsmiljöuppgifter och att den är anpassad efter AFS 2015:4 om organisatorisk och social arbetsmiljö, har Region Halland tagit fram regiongemensamma blanketter för fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt för eventuell returnering av desamma. Beslutet inför den nya mandatperioden innebär att ny fördelning av arbetsmiljöuppgifterna från förvaltningschef och vidare i ledningsstrukturen ska göras.

Beslutsformuleringen är fastslagen av regionstyrelsens arbetsutskott den 29 augusti 2017, §100 och ska enligt beslutsunderlaget användas av samtliga nämnder som har arbetsmiljöansvar. Arbetsutskottet har beslutat utifrån den delegerade rollen som personalorgan.

Regionstyrelsen ska besluta om en delegationsordning för mandatperioden. Delegationsordningen gäller för hela mandatperioden men ska samtidigt vara ett levande dokument där det kontinuerligt sker revideringar och kompletteringar för att bidra till ett effektivt och rationellt beslutsfattande.

I föreliggande förslag har ingen förändring av gränsdragningen mellan politik och förvaltning skett utan eventuella revideringar har skett inom respektive beslutsområde. Förslaget till delegationsordning har också fått en ny indelning som är anpassad till den av regionstyrelsen beslutade processinriktade klassificeringen vilket kommer att underlätta kopplingen mellan beslut och ärende men också utgöra en grund för en kommande digitalisering av det delegerade beslutsfattandet.

Anmälan till regionstyrelsen av fattade delegationsbeslut.

Anmäles protokoll från

• Arbetsutskottet
• Hälso- och sjukvårdsutskottet
• Tillväxtutskottet

Utredningen kring kostförsörjning är komplex inom Region Halland. Uppdraget att utreda alternativen Varm mat på bricka med kylt stödsystem och Kyld mat enportion innebär svåra avvägningar eftersom det finns utmaningar kopplat till fastigheter och hälso- och sjukvårdens utveckling i Halland i båda alternativen.

I köken på Hallands sjukhus produceras årligen 170 000 dygnsportioner patientmat som levereras varm på bricka till vårdavdelningarna. Dessutom serveras under veckodagarna 650 kunder per dag i personalmatsalarna. Cateringverksamheten omsätter 6,3 mnkr/år.
För att kunna hantera volymerna under ombyggnad av nuvarande kök krävs evakuering under uppskattningsvis minst 1,5 års tid. Det finns begränsad lämplig yta för evakuering på respektive sjukhusområde. Ombyggnaden av kök måste koordineras och prioriteras med andra renoveringar och planerade projekt som kräver evakuering på sjukhusen.

Sett till kostnaden är alternativet Varm mat på bricka med kylt stödsystem som komplement det billigaste alternativet. En ökning motsvarande 7,3 mnkr i driftskostnader. Sett till vården och patienten är Kyld mat enportion det mest flexibla men det mest kostnadsdrivande alternativet men förväntas generera minst matsvinn. En ökning motsvarande 27,5 mnkr i driftskostnader.
Att bygga nya kök på sjukhusen gör att regionen låses fast i vald modell lång tid framöver till hög kostnad.

De olika alternativen ger olika konsekvenser vilka redovisas i denna rapport. Utgångsläget var att beskriva för- och nackdelar, vilket efter avstämning med uppdragsgivaren, valts bort då det lätt kan misstolkas.

Det finns andra alternativ som inte ingick i utredningsuppdraget, men som ändå redovisas översiktligt i slutrapport.
• Livtidsförlängande åtgärder i nuvarande kök med nuvarande system.
• Ett gemensamt kök fristående från sjukhusområdena. Matproduktion kan bedrivas antingen i egen regi eller av en extern aktör.
• Upphandla hela kostförsörjningen, som erfarenhetsmässigt brukar medföra långa avtalstider.

Oavsett det alternativ som styrelsen ger i uppdrag att gå vidare med kommer livstidsförlängande åtgärder i nuvarande kök att behövas (uppskattad kostnad
2,0 mnkr/år). Detta täcker dock inte större systemhaveri. Beslut om framtida kostförsörjning behövs inom kort eftersom nuvarande kök är i stort behov av upprustning då väsentliga komponenter och byggnader är uttjänta och behöver ersättas senast 2027.

Efter 11 månader är årsprognosen +17,1 mnkr vilket är en förbättring med +6,6 mnkr jämfört med oktober månadsrapport. Förbättringen beror på att utvecklingsmedel, strategiska medel inom HR, ePlan drift och avdelningarna har förbättrat sina prognoser.

Årsprognosen för central facklig tid prognostiseras till -5,2 mnkr och för politikens oförutsedda medel har prognosen förändrats från +1,0 mnkr till -1,0 mnkr.

Periodens resultat är ca 13 mnkr högre än årsprognosen och det beror bla på att det
finns upparbetade men inte bokförda kostnader.

Region Hallands prognostiserade årsresultat baserat på utfallet efter elva månader uppgår till -50 mnkr, vilket är 66 mnkr sämre än årsbudgeten och 10 mnkr sämre än föregående månadsrapport.

I skrivelse från Näringsdepartementet 2018-11-01 erbjuds Region Halland att redovisa prioriteringar avseende det framtida regionala tillväxtarbetet, inklusive sammanhållningspolitiken.

Som ett led i arbetet med att utveckla den regionala tillväxtpolitiken inklusive sammahållningspolitiken 2021-2027 behöver regeringen få en uppdaterad och samlad redovisning av samhällsutmaningar och prioriteringar i länen. Redovisningen ska bidra till en fördjupad kunskap om länens framtida prioriteringar inom det regionala tillväxtarbetet, inklusive EU:s sammanhållningspolitik för perioden 2021-2027 och europeiskt territoriellt samarbete (Interreg).

Skrivelsen beskriver vad redovisningen ska innehålla och att utgångspunkten för redovisningen ska vara de regionala utvecklingsstrategierna. Erfarenheter och lärdomar utifrån uppföljningar och utvärderingar av den regionala tillväxtpolitiken och EU:s sammanhållningspolitik ska tas tillvara.

Arbetet ska genomföras i samverkan med berörda kommuner, länsstyrelser och andra berörda statliga myndigheter. Även näringslivet och det civila samhällets organisationer i länet ska erbjudas möjlighet till samverkan.

Rapporteringen ska vara inkommen till Regeringskansliet senast den 30 april 2019.

Förslaget innebär en lokalanpassning för att möjliggöra en förändrad hantering av samlad patientindividuell försörjning av läkemedel i Region Halland i enlighet med Hälso- och sjukvårdsutskottets beslut 2017-12-19 §262

Syftet med införandet är att skapa förutsättningar för en modern och resurseffektiv hantering av läkemedel som medför att vi med mindre ökning av personalresurserna än vad som annars förväntas vara fallet kan möta den kommande demografiska förändringen och det förväntade ökande behovet av sjukvård. Arbetsbelastningen på vårdavdelningars personal har ökat och kan som en effekt av minskande medelvårdtider och ökande sjukdomsgrad hos inlagda patienter förväntas fortsätta öka. Detta kan bl a mötas genom införande av patientindividuell försörjning av läkemedel då medarbetare kan ägna en större andel av sin arbetstid åt patientnära arbete. Automatisering och digitalisering av läkemedelshanteringen bidrar dessutom till säkrare vård och förbättrad kvalitet i vårdprocesserna. I sin förlängning kan detta även bidra till att minska behovet av framtida bemanningspersonal från externa företag.

Under hösten 2017 fick Driftnämnden Regionservice (RGS), genom resursfördelningsdokumentet beslutat av Regionstyrelsen, ett särskilt prioriterat uppdrag. Uppdraget innebar att RGS skulle standardisera sina tjänsteleveranser. Arbete har pågått sedan april 2018 med extern part. RGS har nu framme ett koncept för beslut av serviceleveranser. DN RGS har ingen avdelad ekonomisk resurs för att driva detta utvecklingsarbete varför det har finansierats inom ramen för RGS ekonomi.

Driftnämnden Regionservice fick 2017 ett uppdrag att standardisera sina tjänsteleveranser. Regionservice har över tid levererat kundspecifika lösningar som i ett längre perspektiv och som sett till helhet för Region Halland inte är det mest kostnadseffektiva sättet att leverera tjänster på.
Eftersom syftet är att leverera tjänsterna mer kostnadseffektivt ska projektkostnaden på 4,3 mnkr (extern kostnad) inrymmas i den förväntade effekten av projektet inom tre år.

För att genomföra ägaranvisningens intentioner föreslås att Region Hallands del av basanslaget ligger kvar på samma nivå som 2018, d.v.s. 7 037 139 kronor för 2019. Almi Moderbolag äger 51 procent av Almi Företagspartner Halland och finansierar under 2019 bolaget med ett basanslag på 7 324 369 kr. Det totala anslaget för Almi Företagspartner Halland under 2019 blir 14 361 508 kr.

Syftet med genomförd revision är att bedöma om Regionstyrelsen säkerställer en ändamålsenlig arbetsmiljö.

Efter genomförd revision är revisorernas bedömning att Regionstyrelsen till övervägande del säkerställer en ändamålsenlig arbetsmiljö.

Analys har genomförts utifrån fyra övergripande målområden:

1. Finns policys, riktlinjer och praktiska anvisningar för arbetsmiljöarbetet?
2. Vilka system och rutiner finns inom regionen gällande det systematiska
arbetsmiljöarbetet och är dessa tillräckliga?
3. Vilka problemområden avseende medarbetarnas arbetsmiljö har identifierats och
har adekvata åtgärder vidtagits utifrån detta?
4. Följs medarbetarnas arbetsmiljö upp och återrapporteras det till regionstyrelsen?

Utifrån granskningen anses målområde 1 vara uppfylld och övriga målområden uppfylls delvis. Revisorerna rekommenderar följande åtgärder:

• att regionstyrelsen bör se över ytterligare behov av utbildning inom
arbetsmiljöområdet till chefer och skyddsombud inom organisationen.
• att regionstyrelsen bör överväga att skapa förbättrade förutsättningar för chefer

och skyddsombud att arbeta med arbetsmiljöfrågor.
• att kvalitetssäkra formerna för uppföljning av beslutade förbättringsåtgärder
avseende arbetsmiljön.
• att systematisera spridningen av goda exempel kopplat till regionens
arbetsmiljöarbete.

Utbildning - Arbetsgivaren har ett pågående uppdrag att kompetensutveckla inom såväl arbetsmiljö som andra kompetensutvecklingsområden med bland annat fördjupningsutbildningar. Från och med hösten 2018 erbjuds löpande fördjupningsutbildning för chefer inom området tillbud och arbetsskador. Utbildningen anordnas även vid ett tillfälle under hösten för regionens huvudskyddsombud. Det pågår parallellt ett utvecklingsarbete med att utveckla e-learning för delar av Region Hallands grundutbildningar för såväl nyanställda, som chefer och skyddsombud. Det kommer att göra det lättare att anpassa utbudet efter efterfrågan och varje medarbetare kan ta del av den när det passar den bäst.

Skapa förutsättningar för arbetsmiljöarbete – Ett ständigt pågående utvecklingsuppdrag där arbetsgivarens huvudsakliga inriktning för närvarande är att förenkla och förtydliga genom ökad regional samordning där synergieffekter ses, samt via ökad digitalisering. T ex pågår införande av regiongemensam digitaliserad arbetsmiljörond, vilket förutom gemensamt arbetssätt och tydligare uppföljning av arbetsmiljöarbetet även är ett mer resurseffektivt arbetssätt. Inom närsjukvården och psykiatrin pågår ett arbete med samverkansorganisationen som syftar till ett effektivare samarbete med bättre förutsättningar för just det aktiva arbetsmiljöarbetet.

Kvalitetssäker uppföljning av förbättringsåtgärder och sprida goda exempel – Arbetsgivaren ser ett behov av en snabbare beslutsprocess kring lokalbehov. De kortsiktiga fastighetsfrågorna och lokalbehoven är beroende av långsiktiga beslut i fastighetsfrågor utifrån övergripande strategiska beslut kopplade till hälso- och sjukvårdens utveckling i Halland. Som en del i det arbetet kommer fastighetskontoret att flyttas till regionkontoret i syfte att få en bättre styrning av verksamheten.

I en systematisk uppföljning av verksamheternas arbetsmiljöarbete genom uppföljning av planerade åtgärder och i vilken grad de bidrar till beslutade måltal säkerställs att arbetsmiljöarbetet följs upp av regionstyrelsen. Den strukturerade uppföljningen av åtgärder bidrar även till att förenkla spridning av goda exempel inom organisationen.

Arbetsgivarens ser att inriktningsbeslutet om att använda ett ledningssystem, Stratsys, för såväl målstyrning som regionövergripande uppföljning bidrar till en ökad transparens av såväl mål som planerade åtgärder för att nå dem och måluppfyllelse, där en mer kvalitativ uppföljning av egenkontroller (bl a arbetsmiljöronden) kommer att ingå. Den ökade tillgängligheten och översiktligheten ger även förutsättningar för att enklare ta del av och sprida goda exempel i organisationen.

Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen inom inköpsprocessen. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen med begäran om svar samt till Driftnämnd Regionservice för kännedom.

Syftet med energikartläggningschecken är att bidra till att öka konkurrenskraften hos de halländska företagen samt att minska energianvändningen i länet. Region Hallands energikartläggningscheckar går till små och medelstora företag som använder mindre än 300 000 kWh. Energikartläggningschecken täcker högst 50 % av den totala kostnaden (konsult + egen tid), maximalt kan ett företag få 30 000 kronor. Resterande finansiering står företaget för. En förutsättning är att företaget medverkar i kartläggningsarbetet 10 timmar som värderas till 600 kr per timme.
Målet är att 8 företag inom målgruppen ska redovisa en kartläggning innan den 31 december 2021

Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling (KAS) bildades 2006 av de sju landsting och regioner som innehar universitetssjukhus för att uppföra och driva en nationell anläggning för protonstrålning, Skandionkliniken. Målsättningen är att kunna tillhandahålla jämlik tillgång till denna högspecialiserade behandlingsform till alla patienter som behöver, oavsett bostadsort i Sverige.
År 2012 slöts ett samarbetsavtal mellan KAS och Sveriges landsting och regioner angående finansieringen av kommunalförbundets kostnader. Enligt samarbetsavtalet ska hälften av de budgeterade kostnaderna täckas genom abonnemangsintäkter och hälften genom ett fast pris per fraktion.
Sedan behandlingsstart i augusti 2015 har remitteringen av patienter inte ökat i den takt som förväntats, varför intäkterna har blivit betydligt lägre än kostnaderna med underskott som följd. År 2016 var resultatet -37,7 mnkr och 2017-52,2 mnkr. För 2018 prognosticeras ett underskott på ca. -50 mnkr.