Möte 2020-10-27

Protokoll från samverkansgrupp på förvaltningsnivå anmäls.

Bifogade skrivelser och protokollsutdrag anmäls.

Enligt nämndens delegationsordning har förvaltningschefen rätt att utse beslutsattestanter, efterkontrollattestanter samt attestant av operationella leasingavtal. Förvaltningschefen har beslutat i enlighet med bifogad förteckning.

I enlighet med nämndens delegationsordning har respektive områdeschef rätt att teckna avtal under direktupphandlingsgränsen inom respektive verksamhetsområde. Beslut enligt förteckning anmäls.

I enlighet med nämndens delegationsordning har förvaltningschefen respektive upphandlingschefen rätt att teckna avtal efter upphandling. Beslut enligt förteckning anmäls.

Enligt nämndens delegationsordning har upphandlingschefen behörighet/delegation att föra Region Hallands talan vid domstol och myndigheter i upphandlingsärenden.

Överprövningsärenden enligt förteckning anmäls.

Regionservices ledningssystem omfattar bl.a. miljö, kvalitet, arbetsmiljö samt informationssäkerhet. Ledningssystemet gäller för samtliga verksamheter inom förvaltningen och gäller för de personer som utför uppdrag i och för verksamheterna. Ledningssystemet är certifierat enligt följande områden: Miljö (ISO 14001:2015), Kvalitet (ISO 9001:2015) samt för IT-service även: Informationssäkerhet (SS ISO/IEC 27001:2014). Information lämnas från årets revisionsrapport.

Förslag till Driftnämndens sammanträdesdagar för 2021 redovisas.

Onsdagen den 3 februari

Onsdagen den 10 mars

Onsdagen den 7 april

Onsdagen den 19 maj

Onsdagen den 1 september

Onsdagen den 6 oktober

Onsdagen den 10 november

Tisdagen den 14 december

I Kommunallagen regleras nämndens ansvar för den interna kontrollen. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen fastställa rutiner för planering och rapportering av internkontrollarbetet.

Inför fastställande av Internkontrollplan för 2021 kommer Driftnämnden att bereda ärendet i flera steg. Förvaltningens samtliga avdelningar genomför SWOT-analyser som senare kommer att utgöra grunden för förvaltningens samlade riskanalys.

Nämndens arbetsutskott samt Driftnämnden som helhet bereder ärendet i två steg. Slutligt beslut tas vid nämndens sammanträde i november 2020.

Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i enlighet med Region Hallands arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöriktlinjer. Arbetet ska uppfylla regelverkets krav på en god och säker arbetsmiljö och vid arbetsplatserna ska det bedrivas ett förebyggande och hälsofrämjande arbete.

Driftnämnden har ansvar för förvaltningens arbetsmiljö och ger förutsättningar för arbetsmiljöarbetet. Förvaltningschefen ansvarar för genomförandet av arbetsmiljöarbetet. Skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter sker enligt särskild fastställd beslutsordning till chefer i hela organisationen. Som enskild medarbetare finns ett ansvar att följa instruktioner, rutiner och att rapportera in risker i sin arbetsmiljö.

Arbetsmiljöplanen för 2021 är uppdelad i två områden. Ett område ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet och ska utföras kontinuerligt varje år. Det andra området redovisar förvaltningens prioriterade områden 2021.

Vid dagens sammanträde diskuteras föreslagen arbetsmiljöplan för 2021. Driftnämnden fattar beslut vid sammanträde i november 2020.

Verksamhetsplaneringen syftar till att på ett strukturerat sätt få fram vad verksamheten ska prioritera under kommande planperiod. Planeringen kopplar den kortsiktiga verksamhetsstyrningen med de långsiktiga strategierna och visionen. En samlad verksamhetsplanering är ett styrverktyg som ska ge god kontroll över resurser, resultat och prioriteringar i verksamheten. För den enskilde medarbetaren ger verksamhetsplaneringen en förståelse för vad som är prioriterat och placerar varje medarbetare i ett sammanhang. Varje organisatorisk nivå ska ha möjlighet och befogenhet att genomföra planerings- och uppföljningsarbetet baserat på dess förutsättningar och uppdrag. En systematisk dialog som innebär kontinuerliga och strukturerade samtal om vision, strategier, förhållningssätt, planer och resultat syftar till att skapa gemensamma bilder, förståelse och goda relationer. Verksamhetsplanering utgår ifrån Mål och Budget och består av två delar:

• Målstyrning för att säkra utvecklingen av verksamheten, politiska prioriteringar, fokusområden, uppdrag samt verksamhetens egna utvecklingsområden.
• Kvalitetsstyrning för att säkra genomförandet av verksamhetens grunduppdrag, lagar och föreskrifter, reglementen samt övriga styrdokument.

Vid Driftnämndens sammanträde i augusti lämnades en första information. Vid sammanträden i september och oktober fortsätter diskussionen inför beslut vid nämndens sammanträde i november.

Planeringsanalysen syftar till att beskriva utmaningar och möjligheter åren 2022 till 2025 och är nämndens inspel till "Analys av nuläge och förutsättningar" i Planeringsprocessen 2022.

Vid Driftnämndens sammanträde i augusti påbörjades arbetsordningen för nämndens inspel. Nämnden beslutade att fortsätta diskussionen vid nämndens sammanträde i september och oktober. 

Arbetsutskottet informerar om:

• Remiss av Regional utvecklingsstrategi för Halland – Bästa livsplatsen 2035
•  Uppvaktning – Pensionärer och 25-årsjubilarer

En stående punkt på dagordningen vid Driftnämndens sammanträden är att förvaltningschefen lämnar information från förvaltningens pågående verksamhet.

Förvaltningschefen informerar om:

• Månadsrapport, t.o.m. september 2020
• Beslut: Regionupphandling från Regionservice till Regionkontoret
• IT-utveckling
• Aktuellt läge/Beredskap – Covid-19
• Standardiseringsprojektet