Möte 2023-02-08

Driftnämnden har att utse sekreterare för nämnden under mandatperioden 2023-2026. 

Driftnämnden har att utse ledamöter till nämndens arbetsutskott under mandatperioden 2023-2026. Arbetsutskottet ska bestå av 3 ledamöter med 3 ersättare. Valet sker i enlighet med regionfullmäktiges beslut den 22 juni 2022, § 57.

Driftnämndens reglemente medger nämnden att besluta om vilka som ska medges närvarorätt vid nämndens sammanträde. Driftnämnden har att utse vilka som ska ha generell och specifik närvarorätt vid nämndens sammanträde under mandatperioden. När det gäller personalföreträdares rätt att närvara vid nämndens sammanträde regleras detta i Kommunallagen 7 kap § 12-16. Regionfullmäktige har vidare reglerat denna närvarorätt i reglementet för nämnden. I reglementet regleras också i vilka ärenden personalföreträdare inte har närvarorätt.

Driftnämnden har att utse vilka företrädare som ska underteckna skrivelser, avtal och andra handlingar i nämndens namn. Uppdraget regleras i nämndens reglemente.

Driftnämnden har att utse personer som har rätt att i nämndens namn motta delgivning. Rätten regleras i nämndens reglemente.

Enligt attestordningen för Region Halland ska Driftnämnden utse nämndsattestant för nämnden.

Driftnämnden Regionservice beslutade i december 2022:

- Sammanträdesdatum för nämnden 2023.

I och med ny mandatperiod behöver detta beslut konfirmeras av nämnden.

Driftnämnden Regionservice beslutade i december 2022:

- Verksamhetsplan för 2023, inkluderande rambudget, interkontrollplan samt arbetsmiljöplan.

I och med ny mandatperiod behöver detta beslut konfirmeras av nämnden.

Enligt reglementet ska Driftnämnden upprätta en arbetsordning för sitt arbete. Driftnämndens arbetsordning beskriver nämndens och dess arbetsutskotts arbetsformer och ansvarsfördelning.

I samband med ny mandatperiod behöver beslut om ställföreträdarskapet rörande Region Hallands arbetsmiljöansvar förnyas genom att nämnden beslutar om fördelning av arbetsmiljöansvaret. Arbetsmiljöansvaret regleras bland annat i AFS 2015:4 kring organisatorisk och social arbetsmiljö. Beslutet innebär att en ny fördelning av arbetsmiljöuppgifter från förvaltningschef och vidare i ledningsstrukturen ska göras.

Driftnämndens delegationsordning kompletteras/ändras med följande:

- Godkännande av förfrågningsunderlag, beslut om tilldelning, tecknande av avtal samt uppsägning av avtal avseende upphandlingar under direktupphandlingsgränsen, men över 100 tkr, inom Driftnämndens ansvarsområde delegeras till respektive områdeschef.

- Godkännande av förfrågningsunderlag, beslut om tilldelning, tecknande av avtal samt uppsägning av avtal avseende upphandlingar upp till 2 miljoner kr, men över 100 tkr, inom Driftnämndens ansvarsområde Teknik och fastighet delegeras till områdeschef.

- Godkännande av direktupphandlingar/inköp mellan 0-100 tkr delegeras till respektive chef (verkställighetsbeslut).

Lämnar information från samverkansgruppen på förvaltningsnivå. 

Bifogade skrivelser och protokollsutdrag anmäls.

Enligt nämndens delegationsordning har förvaltningschefen rätt att utse beslutsattestanter, efterkontrollattestanter samt attestant av operationella leasingavtal. Förvaltningschefen har beslutat i enlighet med bifogad förteckning.

I enlighet med nämndens delegationsordning har respektive områdeschef rätt att teckna avtal under direktupphandlingsgränsen inom respektive verksamhetsområde. Beslut enligt förteckning anmäls.

I enlighet med nämndens delegationsordning har respektive områdeschef rätt att teckna avtal under direktupphandlingsgränsen inom respektive verksamhetsområde. Beslut enligt förteckning anmäls.

Enligt nämndens delegationsordning har förvaltningschefen rätt att underteckna interna överenskommelser med regionens olika förvaltningar. Överenskommelserna reglerar leverans av försörjnings- och stödfunktioner. Förvaltningschefen har fattat beslut i enlighet med bifogad förteckning. 

Vid sammanträdet redovisas Driftnämndens årsredovisning för 2022. Driftsnämnden ska för sin del godkänna upprättat förslag till årsredovisning samt därefter överlämna redovisningen till Regionstyrelsen.

I Kommunallagen regleras nämndens ansvar för den interna kontrollen. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen fastställa rutiner för planering och rapportering av internkontrollarbetet.

Inför fastställande av Internkontrollplan för 2022 har Driftnämnden berett ärendet i flera steg. Förvaltningens samtliga avdelningar har genomfört SWOT-analyser som senare har utgjort grunden för förvaltningens samlade riskanalys. Nämndens arbetsutskott samt Driftnämnden som helhet har berett ärendet i två steg. 

Vid dagens sammanträde redovisas rapport tre.

Driftnämnden Regionservice är helt intäktsfinansierad och tilldelas därför ingen ram. I budgetförutsättningarna för 2023 framgår att en detaljbudget ska upprättas för varje verksamhetsområde och organisatorisk enhet. Detaljbudget ska vara fastställd och gälla från 2023-01-01.

Presidiet informerar om/redovisar:

- Utbildning/Information med studiebesök - Heldag den 2 mars

En stående punkt på dagordningen vid Driftnämndens sammanträden är att förvaltningschefen lämnar information från förvaltningens pågående verksamhet.

Förvaltningschefen informerar om:

- Förvaltningens organisation

- Roller – Förtroendevald, tjänsteman, personalföreträdare (Kerstin B.)