Möte 2019-11-19

Protokoll från samverkansgrupp på förvaltningsnivå anmäls.

Bifogade skrivelser och protokollsutdrag anmäls.

I enlighet med nämndens delegationsordning har respektive områdeschef rätt att teckna avtal under direktupphandlingsgränsen inom respektive verksamhetsområde. Beslut enligt förteckning anmäls.

Månadsrapport 10/2019, för period t o m oktober 2019, redovisas. Beslutad uppföljningsrapport skulle lämnas till Regionkontoret senast den 15 november. Arbetsutskottet beslutade vid sammanträde den 13 november att godkänna Månadsrapport 10/2019, samt att översända rapporten till Regionstyrelsen.

Regionservices ledningssystem omfattar miljö, kvalitet, arbetsmiljö och informationssäkerhet. Ledningssystemet gäller för samtliga verksamheter inom förvaltningen och gäller för de personer som utför uppdrag i och för verksamheterna, inklusive ex. entreprenörer och konsulter. Ledningssystemet är certifierat enligt följande områden: Miljö (ISO 14001:2015), Kvalitet (ISO 9001:2015) samt för IT-service även: Informationssäkerhet (SS ISO/IEC 27001:2014). Information lämnas från årets revisionsrapport.

Resultat från medarbetarundersökning 2019 redovisas.

Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i enlighet med Region Hallands arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöriktlinjer. Arbetet ska uppfylla regelverkets krav på en god och säker arbetsmiljö och vid arbetsplatserna ska det bedrivas ett förebyggande och hälsofrämjande arbete.

Driftnämnden har ansvar för förvaltningens arbetsmiljö och ger förutsättningar för arbetsmiljöarbetet. Förvaltningschefen ansvarar för genomförandet av arbetsmiljöarbetet. Skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter sker enligt särskild fastställd beslutsordning till chefer i hela organisationen. Som enskild medarbetare finns ett ansvar att följa instruktioner, rutiner och att rapportera in risker i sin arbetsmiljö.

Arbetsmiljöplanen för 2020 är uppdelad i två områden. Ett område ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet och ska utföras kontinuerligt varje år. Det andra området redovisar förvaltningens prioriterade områden 2020.

Verksamhetsplanering handlar om att på ett strukturerat sätt få fram vad verksamheten ska prioritera under kommande planperiod. Planeringen kopplar den kortsiktiga verksamhetsstyrningen med de långsiktiga strategierna och visionen. En samlad verksamhetsplanering är ett styrverktyg som ska ge god kontroll över resurser, resultat och prioriteringar i verksamheten. För den enskilde medarbetaren ger verksamhetsplaneringen en förståelse för vad som är prioriterat och placerar varje medarbetare i ett sammanhang. Varje organisatorisk nivå ska ha möjlighet och befogenhet att genomföra planerings- och uppföljningsarbetet baserat på dess förutsättningar och uppdrag. En systematisk dialog som innebär kontinuerliga och strukturerade samtal om vision, strategier, förhållningssätt, planer och resultat syftar till att skapa gemensamma bilder, förståelse och goda relationer.

Verksamhetsplanering utgår ifrån Mål och Budget och består av två delar:

• Målstyrning för att säkra utvecklingen av verksamheten, politiska prioriteringar, fokusområden, uppdrag samt verksamhetens egna utvecklingsområden.
• Kvalitetsstyrning för att säkra genomförandet av verksamhetens grunduppdrag, lagar och föreskrifter, reglementen samt övriga styrdokument.

Vid sammanträdet diskuterar nämnden förslag till verksamhetsplan inför beslut vid nämndens sammanträde i december.

Planeringsanalysen syftar till att beskriva utmaningar och möjligheter åren 2021 till 2024 och är nämndens inspel till "Analys av nuläge och förutsättningar" i Planeringsprocessen 2021.

Vid nämndens möte i oktober diskuterades utmaningar och möjligheter inom nämndens verksamhetsområden. Förvaltningschefen har beaktat nämndens inspel och redovisar vid dagens sammanträde förvaltningens Planeringsanalys för åren 2021 till 2024.

I Kommunallagen regleras nämndens ansvar för den interna kontrollen. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen fastställa rutiner för planering och rapportering av internkontrollarbetet.

Inför fastställande av Internkontrollplan för 2019 kommer Driftnämnden att bereda ärendet i flera steg. Förvaltningens samtliga avdelningar genomför SWOT-analyser som senare kommer att utgöra grunden för förvaltningens samlade riskanalys.

Nämndens arbetsutskott samt Driftnämnden som helhet bereder ärendet i två steg. Slutligt beslut tas vid nämndens sammanträde den 12 december 2018.

Vid sammanträdet diskuterar nämnden förslag till kontrollpunkter - steg två.

På Fiskaregatan 2-8 i Halmstad hyr Närsjukvården, Regionservice samt Regionkontoret administrativa lokaler av Region Halland. Regionstyrelsen har i februari 2019 tagit beslut om försäljning av denna fastighet. De verksamheter som hyr lokal på Fiskaregatan måste därför omlokaliseras. I det sökuppdrag som utfördes efter att försäljningsuppdraget gavs fann man lämpliga lokaler på Fredriksvallsgatan 7 i Halmstad. I de nya lokalerna, som HFAB äger, kommer verksamheterna arbeta aktivitetsbaserat. Det innebär att ytan vi hyr in för dessa verksamheter blir betydligt mindre än idag och gör att hyresnivån blir oförändrad för Region Halland. I samband med denna omlokalisering ska aktivitetsbaserade lokaler införas. Regionkontoret bär den fördyrande kostnaden gällande utrustningsinvestering samt lokalanpassning som är kopplad till aktivitetsbaserad lokal. Berörda verksamheter får en marknadsmässig hyresnivå.  

Enligt en fastställd plan kommer samtliga verksamhetsområden inom Regionservice att presenteras för nämnden. Vid dagens sammanträde presenterar Regionupphandling sin verksamhet.

Arbetsutskottet informerar om:

• Verksamhetsberedning 191203

En stående punkt på dagordningen vid Driftnämndens sammanträden är att förvaltningschefen lämnar information från förvaltningens pågående verksamhet.

Förvaltningschefen informerar om:

• Regionservices lönestrategi 2020