Möte 2024-12-18

Förvaltningen har samlat ihop de skrivelser och anteckningar som förvaltningen bedömer att Driftnämnden Regionservice behöver ha kännedom om.

Driftnämnden Regionservice får information om protokoll från förvaltningsövergripande samverkan.

Förvaltningen har skapat en månadsrapport för november månad. Denna innehåller beskrivning av verksamhet, ekonomi och personal.

Driftnämnden ska inför varje nytt år anta en verksamhetsplan. Verksamhetsplanen ska ge kontroll över resurser, resultat och prioriteringar i verksamheten. Verksamhetsplanen för Driftnämnden Regionservice inkluderar nämndens mål, kvalitetsindikatorer, arbetsmiljöplan, budget, investeringsplan samt utdrag från nämndens internkontrollplan.

Driftnämnden har under hösten 2024 fått information om eller arbetat med delar av verksamhetsplanen vid sina sammanträden.

Regionservice har sedan tidigare överlämnat ett sökuppdrag till Regionfastigheter gällande nytt centrallager. Sökuppdraget kräver en förstudie för att utvärdera alternativ vilket kostar en (1) miljon kronor.

Förvaltningen ställer sig positiva till att förstudien genomförs och har i befintlig finansiering tillräckligt finansiellt utrymme för kostnaden som uppstår.

Informationshanteringsplanen innehåller hanteringsanvisningar när det gäller bevarande och gallring av allmänna handlingar. Allmänna handlingar får inte gallras utan ett gallringsbeslut. I samband med att en informationshanteringsplan antas fattas samtidigt ett gallringsbeslut för samtliga handlingar som är upptagna i planen. Allmänna handlingar omfattar inte bara dokument, utan även information som på ett enkelt sätt kan sammanställas till ett dokument, t.ex. information i ett IT-system.

Driftnämnden Regionservice beslutade vid sitt 21 februari 2024 godkänna att informationshanteringsplan för Regionstyrelsen, daterad 2022-02-09, även ska gälla för Regionservice i tillämpliga delar. Nämnden gav även förvaltningen i uppdrag att återkomma med förslag om godkännande av

komplettering till planen avseende förvaltningsspecifika delar.

Förvaltningen Regionservice har nu tagit fram ett förslag på revidering av informationshanteringsplanen. Revideringen består av verksamhetsspecifika handlingar/informationstyper och revideringar av regiongemensamma delar.

En stående punkt på dagordningen vid driftnämndens sammanträden är information från arbetsutskottet. Arbetsutskottet informerar vid dagens sammanträde om:

• möte med Vision.

En stående punkt på dagordningen vid driftnämndens sammanträden är att förvaltningschefen lämnar information från förvaltningens pågående verksamhet. Förvaltningschefen informerar vid dagens sammanträde om:

• Resultat externrevision
• Interna/externa handlingar i MeetingsPlus
• Nästa generations måltidssystem
• Arbetsmiljö Måltidsservice.