Möte 2023-06-01

Driftnämnden Kultur och skola

09:00 - 15:45 Löftadalens folkhögskola, lokal A-salen

1

Justering

Protokollet justeras digitalt av ordförande och en ledamot.
2

Godkännande av föredragningslista
3

Beslut om Uppföljningsrapport 1 och uppföljning av internkontroll
Driftnämnd Kultur och skolas verksamhetsplan 2023 (DNKS §
- Beslutsförslag - Uppföljningsrapport 1 och uppföljning av internkontroll.pdf
  
  94kb Ladda ner dokument
Bilagor
- Uppfoljningsrapport 1 januari - april 2023.pdf
  
  551kb Ladda ner dokument
- Uppfoljning av internkontrollplan - april 2023.pdf
  
  220kb Ladda ner dokument
4

Beslut om resultathantering 2022
Regionfullmäktige tog vid sitt möte 2023-04-26 beslut om resultathantering 2022 med justering av budgetanslaget 2023 och investeringsanslaget för 2023.

Kultur och skola har enligt beslutet erhållit en justering av budgetanslaget för 2023 med + 3 000 tkr som enligt förslag fördelas till Kulturverksamheten.

Kultur och skola har enligt beslutet erhållit en justering av investeringsanslaget för 2023 med + 1 400 tkr till Skolverksamheten.

Förslag till fördelning är:

Löftadalens folkhögskola                                                     600 tkr

Katrinebergs folkhögskola                                                   600 tkr

Munkagårdsgymnasiet                                                         200 tkr
- Beslutsförslag - Beslut om resultathantering 2022.pdf
  
  93kb Ladda ner dokument
5

Beslut om uppdrag kring verksamhetsstöd till professionella fria grupper och organisationer 2024–2026
Region Hallands kulturstöd innehåller från och med 2023 ett sökbart verksamhetsstöd för professionella fria grupper och organisationer av regionalt intresse (DNKS §37 /2022).

Syftet med verksamhetsstöd till professionella fria grupper och organisationer är att komplettera befintliga kulturinstitutioners verksamheter samt skapa en bredd av konstnärliga uttryck i Halland.

Denna form av verksamhetsstöd görs sökbar för icke vinstutdelande kulturverksamheter som är juridiska personer med säte och verksamhet i Halland. För att som ny aktör beviljas stöd bör gruppen/organisationen ha beviljats andra stöd från Kultur i Halland. Gruppen/organisationen ska också ha annan finansiering från stat, kommun eller annan finansiär.

Överenskommelser om regionala uppdrag skrivs med de verksamheter som beviljas verksamhetsstöd och löper över tre år. Uppdragen gäller organisationens/gruppens ordinarie verksamhet. Utökade uppdrag kan tecknas men bör då åtföljas av utökat stöd.

Utlysning sker vartannat år.

Beredning och beslutsgång

Förvaltningen har berett ansökningarna utefter beslutat regelverk och prioriteringar för stöd. Dialog har utöver detta förts med samtliga kommuner.

Beslut om överenskommelser för perioden 2024–2026 samt förslag på nivåer för verksamhetsstöden för 2024 beslutas av Driftnämnd kultur och skola i samband med antagande av budget 2024. För att kunna göra detta behöver nämnden uppdra åt förvaltningen att, i dialog med de aktuella organisationerna, ta fram förslag på överenskommelser för perioden 2024–2026. Därtill ska förvaltningen även ta fram förslag på nivåer för verksamhetsstöden 2024.

Avslag på grund av formalia

Ansökan från ARTOME (DNKS230171) är inte giltig eftersom den är gjord av en enskild firma. Enskild firma har enligt regelverket inte möjlighet att ansöka om verksamhetsstöd.

Övriga avslag

Övriga ansökningar föreslås avslag utifrån de prioriteringar som ska tillämpas vid fördelning av Region Hallands kulturstöd. De sökande har möjlighet att återkomma med ansökningar om utvecklingsstöd eller produktionsstöd för delar av det de sökt verksamhetsstöd för.
- Beslutsförslag gällande ansökningar om verksamhetsstöd till professionella fria grupper och organisationer 2024-2026.pdf
  
  151kb Ladda ner dokument
6

Beslut om direkt avslag vid ansökningar om kulturstöd över delegationsnivå som inte uppnår formella krav
Driftnämnd Kultur och skola beslutade 2022 om kriterier och riktlinjer för nya kulturstöd (DNKS § 37/2022). En första ansökningsomgång har nu genomförts kring utvecklings- och produktionsstöd. Vissa ansökningar har inte uppnått de formella kraven för kulturstöd men har trots detta beretts. För att minska administrationen föreslås nu att de ansökningar om kulturstöd som inte uppnår formella krav ska avslås utan att beredas.
- Beslutsförslag - Direkt avslag vid ansökningar om kulturstöd som inte uppnår formella krav.pdf
  
  90kb Ladda ner dokument
Bilagor
- §37 DN KS Region Hallands kulturstöd inkl. förlängning av överenskommelser.pdf
  
  142kb Ladda ner dokument
7

Beslut om uppdatering av sammanträdesplan 2023
Driftnämnden beslutade DNKS § 63/2022 om sammanträdestider för nämnden 2023. Tiderna justerades DNKS § 8/2023.

Förvaltningen Kultur och skola har förslag på att ändra tidigare beslutat datum från 12 oktober till den 5 oktober eftersom nämnden behöver hinna ta beslut om uppföljningsrapport 2 innan den går till styrelsen den 7 oktober.
- 12 januari
- 15 februari
- 30 mars
- 27 april
- 1 juni
- 31 augusti
- 5 oktober (nytt förslag)
- 16 november
- 14 december
- Beslutsförslag - uppdatering av sammanträdesplan 2023.pdf
  
  96kb Ladda ner dokument
8

Beslut om medfinansiering av interregional samverkan
Driftnämnden Kultur och Skola beslöt 2022-11-04 (DNKS §72/2022) att det eventuella utökade statsbidraget hanteras i enlighet med förslag till hantering av statsbidrag för interregional samverkan. Statsbidraget blev 300 000 kr och resterande 160 000 kr finansieras genom anslaget för kulturutveckling 2023.
- Beslutsförslag - Medfinansiering av interregional samverkan.pdf
  
  88kb Ladda ner dokument
Bilagor
- §72 DN KS Beslut om hantering av statsbidrag för interregional samverkan.pdf
  
  151kb Ladda ner dokument
- Beslutsmeddelande - Bidrag till regional kulturverksamhet 2023.pdf
  
  459kb Ladda ner dokument
9

Beslut om svar på revisionsrapport, Granskning av intern kontroll avseende processer för inköp, upphandling och försäljning
PWC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Halland granskat processer för inköp, upphandling och försäljning på Munkagårdsgymnasiet. I rapporten anges följande rekommendationer:
- Tillse att inköp görs i enlighet med regionens riktlinjer och rutiner.
- Tillse att det finns avtal med leverantörer som täcker verksamhetens behov.
- Tillse att det finns kontroller, inom ramen för intern kontroll, som stärker inköp och upphandling.
- Tillse att det finns kontroller i syfte att säkerställa att försäljning sker i enlighet med beslutade rutiner.
Följande åtgärder planeras för att förbättra den interna kontrollen kopplat till inköp, upphandling och försäljning:
- Ökat fokus på information och utbildning kring inköp, upphandling och försäljning. Verksamheten ska planera in tillfällen där alla berörda får mer kunskap om aktuella rutiner och det praktiska handhavandet. Då rapporten visar brister angående dokumentation ska extra tonvikt läggas på detta.
- Berörda funktioner ska identifieras för att undersöka om det finns risker kopplat till ansvar och arbetsuppgifter samt se över och förbättra berörda processer.
- Skolans controller ska systematiskt utföra egenkontroller. Dessa ska planeras och dokumenteras med målet att kunna upptäcka eventuella avvikelser.
- I nämndens plan för intern kontroll 2024 ska kontroller beslutas som tar sikte på inköp, upphandling och försäljning. Detta kommer föranledas av diverse riskanalyser.
- Beslutsförslag - svar på revisionsrapport, Granskning av intern kontroll avseende processer för inköp, upphandling och försäljning.pdf
  
  124kb Ladda ner dokument
Bilagor
- Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende processer för inköp, upphandling och försäljning.pdf
  
  330kb Ladda ner dokument
- Yttrande - Svar på revisionsrapport, Granskning av intern kontroll avseende processer för inköp, upphandling och försäljning.pdf
  
  123kb Ladda ner dokument
10

Beslut om uppsägning av del av arrende
Katrinebergs folkhögskola har en tydlig idrottsprofil och har genom åren varit en given del av den fotbollsutbildning som bedrivs via Hallands fotbollsförbund och Svenska fotbollsförbundet. Detta har dock minskat eftersom dagens utbildningar, cuper och träningsläger kräver tillgång till året runt verksamhet vilket inte är möjligt på Katrineberg i dagsläget men efterfrågat av förbunden.

En förstudie har påbörjats via regionfastighet som visat på möjlighet att anlägga en sådan plan i direkt anslutning till skolan och profilera sig som Hallands första anläggning med en helt miljövänlig åretruntanläggning för fotboll och annan utomhussport.

Den aktuella ytan är idag utarrenderad och för att kunna fördjupa undersökningen inför definitivt beslut behöver arrendet sägas upp senast 2023-06-30 vilket skulle ge skolan tillgång till ytan från och med 2024-07-01. Arrendatorn är informerad om planerna.
- Uppsägning av del av arrende.pdf
  
  89kb Ladda ner dokument
11

Information till nämnden 2023
Vid dagens sammanträde lämnas information om följande:
1. Löftadalens Folkhögskola
2. Aktuellt i folkbildningen
3. Övrig information från förvaltningschefen
4. Övrig information från ledamöter
5. Besök från revisionen
12

Redovisning av delegeringsbeslut
Bilagor
13

Anmälningar för kännedom
Bilagor
14

Övriga ärenden

Möte 2023-06-01

Beredning och beslutsgång

Avslag på grund av formalia

Övriga avslag

Det finns ingen information att visa